会議をもっと効率的にする方法A

さっそくですが、前回からの続きです。
会議中 闊達

 

会議の運営について3つ点から考えてみましょう。
@ 司会者
A 会議の参加者
B 会議での発言の仕方

 

まず「司会者」です。
会議を効率的に運営するために大変重要です。
司会者が会議をまとめられず、会議が紛糾したり、議題から外れた方向で延々と議論が続き長時間の会議になったことを経験されたことがありませんか。

 

また司会者が組織のトップが担当してしまい、トップの意向を忖度するだけの会議になったり、参加者が言いたい事も言えずフラストレーションを抱えるだけの会議になったことはありませんでしたか。

 

そこで「司会者」をトップでない人が担当し「ファシリテーター」として行動することが必要となってきます。

 

「司会者」は事前準備として、会議の実施が決まった時点であらかじめ出席者にたいして議題を伝えると同時に各自の意見をまとめる様、伝えておきます。

 

会議では「司会者」はファシリテーターとして次のような役割が期待されます。
@会議の目的と時間を明確に告げる
A参加者の発言に心から関心を寄せる
B必要に応じて参加者の発言を「要約」する
C参加者全員に対し公平に接する
D感情的にならず、穏やかに話す
E参加者の名前を頻繁に呼ぶ
F参加者の協力に感謝の意を表する
G参加者を責めたり非難したりしない
H参加者同士の論争を「コーディネイト」する
I時間内に会議を終え、結論を導きだす

 

2番目の「会議の参加者」については、何の準備もせずに出席し、言いたい事だけを一方的に言って会議を迷走させたり、意見を求められる場面では黙り込んでしまい、会議の運営を妨げている人をたくさん見てきたことでしょう。

 

会議の出席者にも次の役割が期待されます。

 

@司会者への協力を惜しまない
A他の参加者の発言を積極的に傾聴する
B意見を求められたら、積極的に発言する
C他の参加者を非難・攻撃したりしない
D感情的にならず、穏やかに話す
E発言する時は、要点を短く述べる
F会議の目的から外れない様に意識する
G異論がある時は司会者の許可を取ってから発言する
H出来れば発言者全員のメモを取る
I途中退席等はしない

 

最後に「発言の仕方」です。
会議の発言で話がまとまってなく、何を言いたいのか分かりにくく、ただただ長いということはよくあると思います。

 

参加者の役割のEで書いてあるように要点を短く述べる手段をして「サンドイッチ話法」を使ってみたらどうでしょう。

 

「サンドイッチ話法」は次のような話し方です。
@まず結論を述べる
Aなぜその結論になるか理由を述べる(理由は3つ程度)
B再度結論を述べる

 

何だそんなことかと思われたかもしれませんね。
ただ「サンドイッチ話法」を実際使えている人はほとんどいません。
「サンドイッチ話法」を使って発言を1分以内でまとめられるようになれば、会議の時間短縮に役立つことでしょう。

 

いままで会議を効率的に運営する方法を述べてきました。
一度にすべてをやることは難しいですが、少しなら何かできそうな気がしてきませんか。

 

サラリーマン生活での会議時間を少しでも短く有意義に過ごすためにやってみる価値はあると思いませんか。

 

少しでも時間が作れれば、目指す自由を手に入れるために
学んでいく時間もできることでしょう。

 

最後まで見て頂きましてありがとうございました。

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