会議をもっと効率的にする方法@

新年の業務も本格的に始まっている事でしょう。
新年早々に会議も開催されているかもしれませんね。

 

ところで「会議」と聞いて何を思い浮かべるでしょうか。
このような事を思っているでしょうか。
・上司が延々と自論を喋り倒し、他の参加者はただ黙って聞くだけ。
・議題と関係ない話が続き、会議時間が長引いていく。
・他の参加者と意見が衝突し、人間関係がギクシャクする
・会議で何も決まらず、何をしたのかわからない。

 

もちろん生産的で効率的な会議もあるでしょう。
しかし「会議は会社組織の非効率の象徴である」と思ったことはないでしょうか。
あなたも会議中に事務処理をしたり、抜け出す口実を考えたりしたことがあるでしょう。

 

そこで今回は「会議」について考えてみたいと思います。
会議とはどんなものがあるでしょうか。大体こんなものでしょう。

会議中

 

1.報告や事務連絡のための会議
効率的に組織運営をするために、メンバーの持っている情報を共有。
現状や問題点を報告してもらい、新しい情報に基づき新たな行動方針を決定する。
会議のほとんどはこのタイプである。

 

2.アイデアを出す会議
ブレインストーミングが該当する。
あるテーマに対し、自由に考えを出し合う会議。
「出されたアイデア」は否定しないことが前提。
自由な考えを出せるような雰囲気を作ることが重要

 

3.問題を見つけるための会議
今後起きそうなトラブルを防止したり、組織の成長を阻害する要因を取り除く会議。
日頃から業務に関与している現場の人達から意見を聞くことで、問題を発見する。

 

4.問題を解決するための会議
発生した問題に対して、有効な対策を検討する会議。
トラブル発生の根本的を究明し、原因を取り除く方法を考える。
ここでも現場の人達が自由に発言できるようにすることが重要。

 

5.コーチング型会議
上司が部下を教育するための会議。
仕事を覚えていない未熟な人がいる場合に行われる。
実際の教育と区別しづらく、手間がかかるためにあまり開催されない。

 

 

1〜5のように目的別に区別できればいいのでしょうが、実際は1〜5の要素が混ざっている会議が開催されているでしょう。その結果、長くて何が決まったかもよくわからない会議が大量生産され、私たちの時間を奪っているのです。
会議中 叱責

 

私も会議に出席することが苦痛で仕方がなく、今でも度々逃げ出しています。
最近会議をうまく運営している人から話を聞くことができました。

 

「効率的に会議を運営すること」について考えることは目指している「時間的自由」「人間関係からの自由」からは程遠く自力で稼ぐこととは関係ないと思われるでしょう。しかし時間的及び人間関係の負荷を減らし穏やかに生きていく一助になるはずです。

 

次はどのようにして会議を運営するかの方法について述べていきます。

 

最後まで見て頂きましてありがとうございました。

 

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